Excel Basico

 

¿Qué es Excel y para qué sirve?

Es muy común que estemos hablando frecuentemente de Excel y que hoy en día, sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. Pero, veamos por qué es tan popular y porque es uno de los programas más usados actualmente.

Excel es un programa desarrollado por http://Microsoft y pertenece a la suite de Office que también incluye programas como Word, PowerPoint, entre otros.

¿Qué es Excel?

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.

Historia de Excel

En el año 1982, Microsoft saca el producto Multiplan unas de las primeras hojas de cálculo con el que incursiona en el mercado, para hacerle competencia a VisiCalc de la empresa VisiCorp, que fue el primer programa informático de hojas de cálculo para computadores personales.

A pesar de que Multiplan podía ejecutarse en varias computadoras, la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que fue muy popular en la década de 1980 seguía vendiendo mucho más que Multiplan y se posicionaba rápidamente como una de las hojas de cálculo más utilizadas. Para el año 1985 Microsoft deja a un lado su producto Multiplan y comienza a trabajar con la primera versión de Excel.

Esa primera versión de Excel solo trabaja con Macintosh, pero dos años después, en 1987 se hace el lanzamiento de la segunda versión de Excel. Microsoft lanza Excel 2.0, que podía ejecutarse en la plataforma de Windows y a partir de ese momento, la hoja de cálculo de Excel comenzó su crecimiento y popularidad hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada en el mundo.

Elementos de Excel 2016

Una de las primeras cosas que debes aprender de Excel 2016 es cómo está organizada su interfaz. Veamos:

1. Barra de acceso rápido: 

Aquí encontrarás acceso a funciones como Guardar, Deshacer y Rehacer, sin importar la pestaña en que te encuentres trabajando. Puedes modificar los comandos de esta barra dependiendo de tus necesidades.

2. Cinta de opciones: 

Estarán todos los comandos necesarios para trabajar en Excel. La cinta está compuesta por varias pestañas en donde están agrupados los comandos. Por ejemplo, en la pestaña Fórmulas, encontrarás comandos como Insertar función y Autosuma.

 3. Cuadro ¿qué desea hacer?: 

Este cuadro es una barra de búsqueda donde podrás buscar las herramientas o comand
os que desees usar.

4. Cuenta Microsoft: 

Desde aquí podrás iniciar sesión con una cuenta Microsoft o acceder a la información de tu perfil.

5. Cuadro de nombres: 

En este cuadro verás el nombre de la celda seleccionada. 

6. Barra de fórmulas: 

Podrás ingresar o editar los datos, la fórmula o la función insertada en una celda en específico.

7. Columnas: 

Una columna es un grupo de celdas verticales que se identifica con una letra. 

8. Filas: 

Una fila es una línea horizontal de celdas que identificamos por un número.

9. Celdas: 

Cada uno de los rectángulos que componen una hoja de cálculo se les llama celda. Se les identifica por la letra de la columna y el número de la fila a las cuales pertenecen.

10. Hojas de cálculo: 

Los archivos en Excel se llaman libros de cálculo y cada uno de ellos pueden contener varias hojas de cálculo. En esta área verás cuántas hojas de cálculo componen el libro en que estás trabajando. Solamente debes hacer  clic en la hoja de cálculo a la cual desees ir.

11. Tipo de vista: 

Hay tres tipos de vista de archivo en Excel: 

Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página. Solamente debes hacer clic en la opción que desees elegir.

12. Zoom: 

Aquí puedes hacer clic en el control de zoom y arrastrarlo a derecha o izquierda para acercar o alejar la hoja de cálculo en que estés trabajando.

 

Vista Backstage de Excel 2016

En la vista de Backstage de Excel 2016 encontrarás las opciones para crear un nuevo archivo, abrir, guardar, imprimir e incluso compartir documentos, entre muchas otras cosas. 
Para ir al Backstage, haz clic en la pestaña Archivo, que estará en la Cinta de opciones.

¿Qué encontrarás en el Backstage de Excel?

La vista Backstage está compuesta por dos paneles. En el panel del la izquierda estará el menú de funciones. Por otro lado, en el panel de la derecha se desplegará la función que elijas del menú. 
Las funciones que encontrarás en Backstage son:

1. Información: 

Siempre que vayas a la vista Backstage, ésta será, por defecto, la opción que se abrirá. Aquí encontrarás la información general del archivo con que estés trabajando, además de opciones para proteger, inspeccionar y administrar el documento. 

2. Nuevo: 

Desde esta opción puedes crear nuevos libros de cálculo. Podrás crear un libro en blanco o utilizar una plantilla prediseñada. ¿Quieres ver en video cómo puedes crear un libro nuevo en Excel 2016? 

3. Abrir: 

Aquí podrás abrir libros de cálculo que hayas trabajado antes y estén guardados en tu equipo o cuenta OneDrive.

4. Guardar y Guardar como: 

Estas dos opciones son útiles para guardar el archivo en que estés trabajando. 

5. Imprimir: 

Esta función te dirige al panel de impresión de Excel 2016. Desde aquí podrás editar los ajustes de impresión de tu libro de cálculo. 

6. Compartir: 

Esta función te permitirá compartir el archivo con otras personas para que lo puedan ver o trabajar. Desde aquí también podrás enviar tu libro de cálculo a través de correo electrónico.

7. Exportar: 

Esta opción permite exportar un libro de cálculo a otro formato al predefinido, por ejemplo, PDF.

8. Publicar: 

Desde aquí puedes publicar tu libro de cálculo en Power BI u otros servicios para libros de cálculo.

9. Cerrar: 

Esta opción te permite cerrar el libro de cálculo en que estés trabajando, aunque no el programa.

10. Cuenta: 

Desde el panel de Cuenta puedes acceder a la información de tu cuenta Microsoft, modificar el tema y cerrar tu sesión en el programa.

11. Opciones: 

Aquí encontrarás opciones generales de Excel con las que podrás cambiar la forma en que se ven las funciones del programa.

12. Volver a Excel: 

Haz clic en esta flecha para volver a trabajar en la hoja de cálculo.

 

Cómo guardar un archivo en Excel 2016

Guardar el archivo en que estás trabajando es indispensable para poder conservar los cambios que realices en él. Tendrás la posibilidad de guardarlo en el equipo en que estás trabajando o en OneDrive, la plataforma de almacenamiento de información de Microsoft. Veamos cómo hacerlo.

Paso 1:

Haz clic en el comando Guardar que estará en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Paso 2:

Si es la primera vez que guardas ese archivo, se abrirá la opción Guardar como de la vista Backstage. Allí debes elegir dónde quieres guardar el archivo. Si quieres guardar el archivo en el equipo en que estás trabajando, debes seleccionar la opción Este PC. 

Si quieres guardar el archivo en la nube, selecciona la opción OneDrive: Personal. Recuerda que es necesario iniciar sesión en el programa con tu cuenta Microsoft para poder guardar archivos en OneDrive.

Paso 3:

Después debes elegir la carpeta en donde quieres guardar el archivo y darle un nombre. Una vez hayas terminado, haz clic en el botón Guardar. 

Si le haces otros cambios al libro de cálculo, solo debes hacer clic en el comando Guardar, que está en la Barra de herramientas de acceso rápido, y estos quedarán guardados inmediatamente.

Usar Guardar como para hacer una copia:

Si quieres crear una copia del archivo puedes utilizar la opción Guardar como, y así editar la copia sin alterar el documento original. Por ejemplo, digamos que tenemos un libro de cálculo llamado Presupuesto mensual 2016, y queremos utilizarlo como plantilla para otro documento, pero no queremos alterar el documento original, ¿qué podemos hacer?

Paso 1:

Abre el libro de cálculo y haz clic en la pestaña Archivo.

Paso 2:

Haz clic en Guardar como en la vista Backstage. Allí, selecciona la carpeta en que quieres guardar la copia del archivo, escribe el nombre que tendrá y haz clic en el botón Guardar. 

Ahora puedes modificar la copia del libro de cálculo cuanto quieras sin dañar el archivo original. 

Compartir un documento en Excel 2016

¿Sabías que desde Excel 2016 puedes compartir un libro de cálculo con otras personas, enviarlo como archivo adjunto en un correo electrónico o crear un enlace desde el cual otras personas puedan acceder a él?

¿Cómo compartir un archivo?

Al compartir un archivo le permites a alguien ver, comentar y editar el libro de cálculo al mismo tiempo que tú. Recuerda que para poder hacerlo, primero debes iniciar sesión con tu cuenta Microsoft en el programa.

Paso 1:

Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la Vista Backstage.

Paso 2:

En el menú de Backstage, haz clic en Compartir.

Paso 3:

Después, selecciona la opción Compartir con otras personas y haz clic en el botón Compartir con personas.

Paso 4:

Se abrirá un panel al lado derecho de la hoja de cálculo en que estás trabajando. Allí, escribe el correo electrónico o el nombre del contacto con quien deseas compartir el archivo, selecciona si quieres que la persona pueda editar o sólo ver el libro, y anexa un mensaje, si así lo deseas. Al finalizar, haz clic en Compartir.

Para que la persona a quien le compartiste el libro de cálculo pueda acceder al archivo también debe contar con una cuenta Microsoft.

Otras formas de compartir un libro de cálculo en Excel 2016.

En la parte inferior del panel de Compartir, encontrarás otras dos opciones:

Enviar datos como adjuntos:

Con esta opción podrás enviar por correo electrónico el libro de cálculo como un archivo adjunto.

Obtener un vínculo para compartir:

Esta opción creará un vínculo desde el que otras personas podrán acceder al libro de cálculo para editarlo o solo verlo. Este enlace lo podrás compartir quienes quieras.

Recuerda que puedes compartir un libro de cálculo con cuantas personas quieras.

Exportar un documento en Excel 2016

Por defecto, Excel guarda los libros de cálculo en formato .xlsx, pero en ocaciones puede ser necesario usar otro tipo de formato, como PDF o Excel 97-2003. Es muy fácil exportar un libro de cálculo de Excel a otros tipos de formato de archivo, veamos cómo.

Cómo exportar un libro de cálculo a un archivo de PDF:

Este tipo de formato es especialmente útil cuando necesitas compartir el archivo con alguien que no tiene Excel para abrir el documento. Todos aquellos que reciban el archivo podrán verlo, pero no editarlo.

Paso 1:

Haz clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

Paso 2:

En el menú de Backstage, haz clic en Exportar.

Paso 3:

En el panel de Exportar, selecciona la opción Crear documento PDF/XPS. Allí, haz clic en el botón Crear documento PDF/XPS.

Paso 4:

Se abrirá el cuadro de diálogo de Publicar como PDF o XPS. Allí, selecciona el lugar donde quieras exportar el libro de cálculo, ingresa el nombre que tendrá el archivo y allí haz clic en el botón Publicar.

Por defecto, Excel solo exporta las hojas de cálculo activas. Si tienes un documento con varias hojas de cálculo que quieres exportar a un PDF, en el cuadro de diálogo de Guardar como, haz clic en el botón Opciones. Se abrirá un cuadro donde debes seleccionar la opción Todo el libro y ,después, hacer clic en Aceptar.  

Exportar un libro de cálculo a otro tipo de archivo: 

La función Exportar de Excel 2016 también te permite transformar un libro de cálculo a versiones anteriores de Excel o a un archivo tipo .CSV, si necesitas una versión plana de texto.

Paso 1:

En la vista Backstage, haz clic en Exportar.

Paso 2:

En panel de Exportar, haz clic en la opción Cambiar el tipo de archivo.

Paso 3:

Se abrirá un cuadro con los diferentes tipos de formato en que puedes exportar un documento. Haz clic en el tipo de formato que quieras seleccionar y, después, haz clic en el botón Guardar como.

Paso 4:

Se abrirá el cuadro de diálogo de Guardar como. Allí, selecciona el lugar donde quieres guardar el documento, ingresa el nombre que tendrá y, por último, haz clic en el botón Guardar.

Imprimir en Excel 2016

Algunas veces no bastará con tener el libro de cálculo en tu computador, sino que puedes necesitar una copia impresa del archivo para compartirla con otras personas en una junta, por ejemplo. Pensando en esos casos, ahora te enseñaremos cómo puedes imprimir en Excel 2016 y cómo funcionan las diferentes herramientas para ajustar cómo se verá la hoja u hojas de cálculo que quieres imprimir.

Panel de impresión.

Encontrarás la función Imprimir en la vista Backstage. Para acceder a ella, haz clic en la pestaña Archivo y, después, en el menú de Backstage, haz clic en Imprimir. Se abrirá un panel donde encontrarás: 

Botón imprimir:

Haz clic en ese botón para enviar a imprimir el documento.  

Copias:

En este espacio podrás indicar cuantas copias del documento quieres imprimir. 

Imprimir hojas activas:

 Al hacer clic sobre está opción se desplegará un menú donde podrás seleccionar si quieres imprimir la hoja desde donde estás trabajando, imprimir todo el libro de cálculo o imprimir solo las celdas seleccionadas con anterioridad.

Intercalar:

Esta opción te permite establecer en que orden quieres imprimir las páginas del archivo. Por ejemplo, si te quedas con la opción Intercaladas, se imprimirá el archivo completo repetitivamente hasta que se impriman todas las copias que solicitaste. Si seleccionas la opción Sin intercalar, primero se imprimirá la primera página cuantas copias hayas solicitado y así sucesivamente.

Orientación:

Con esta opción podrás establecer si quieres imprimir la hoja de cálculo de forma horizontal o forma vertical.

Tamaño de hoja:

Aquí podrás seleccionar el tamaño de la hoja en que imprimirás el archivo. 

Márgenes:

Esta opción te permite establecer el tamaño de las márgenes que tendrá el documento.

Escalar:

 Esta opción te ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que quieres imprimir.

¿Cómo imprimir una hoja de cálculo en Excel 2016? 

Paso 1:

Ve al panel Imprimir en la Vista Backstage.

Paso 2:

Selecciona cuantas copias quieres imprimir del archivo.

Paso 3:

Haz clic en el menú despegable Impresora para elegir el equipo desde que imprimirás el documento.

Paso 4:

Modifica cualquier otro ajuste que sea necesario.

Paso 5:

Al finalizar, haz clic en el botón Imprimir.

Ajustar impresión en Excel 2016

¿Cómo ajustar los saltos de página?

Esto te permitirá ajustar los saltos de página de tu hoja de cálculo, que son los puntos en donde se divide un documento cuando lo vas a imprimir.

Paso 1: 

Haz clic en el comando de Vista previa de salto de página para ver en donde están los saltos de página en el documento. 

Paso 2: 

Los saltos de página se marcaran por líneas punteadas azules horizontales y verticales. Para moverlas, haz clic sobre una de ellas y arrástrala al lugar donde desees ubicar el salto de página.

¿Cómo escalar el contenido?

Esta es una opción de configuración que encontrarás en el panel Imprimir y que te ayudará a ajustar el tamaño de la tabla que vas a imprimir, conforme a lo que quieras que se vea por página.

Paso 1: 

Haz clic en la pestaña Archivo para ir a la vista Backstage.

Paso 2:

Selecciona Imprimir en el menú Backstage para abrir el panel Imprimir.

Paso 3: 

Allí, haz clic en el última función de configuración. Se desplegará un menú donde podrás seleccionar entre Sin escalado, Ajustar hoja  en una página, Ajustar todas las columnas en una página y Ajustar todas las filas en una página, conforme quieras escalar el archivo. Las hojas de cálculo se ajustaran inmediatamente.

Imprimir títulos en cada página.

Digamos que tienes una base de datos muy grande, que al momento de imprimirla gasta varias hojas, pero te das cuenta que los títulos de esa base solo se ven en la primera página, aunque tú los necesitas en todas las páginas, ¿cómo solucionar este problema?

Paso 1: 

Haz clic en la pestaña Diseño de página en la Cinta de opciones.

Paso 2: 

Selecciona el comando Imprimir títulos.

Paso 3: 

Se abrirá el cuadro de diálogo de Configurar página. Allí, en Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda, dependiendo de la fila o columna que quieras repetir, haz clic en el ícono que encontrarás enfrente de cada opción.

Paso 4: 

El cursor se convertirá en una flecha de selección y aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic sobre la fila(s) o columna(s) que quieras repetir. En nuestro ejemplo seleccionaremos la fila 4.

Paso 5: 

La fila será añadida a la lista de Repetir filas en extremo superior. Después, haz clic en el ícono que estará en el cuadro de diálogo.

Paso 6: 

Se abrirá nuevamente el cuadro de diálogo de Configurar página. Si quieres seleccionar más filas o columnas para repetir en cada página, repite el procedimiento anterior. Una vez que ya las hayas seleccionado todas, haz clic en Aceptar.

Herramienta ¿Qué desea hacer?

La caja o cuadro ¿Qué desea hacer? es una barra de búsqueda que te permite encontrar fácilmente herramientas en cualquier programa de Office 2016, como lo es Excel 2016.

Esta caja estará localizada en la parte superior de la ventana, junto a la Cinta de opciones.

Cómo usar ¿Qué desea hacer?

Paso 1:

Haz clic en el cuadro ¿Qué desea hacer? 

Paso 2:

Escribe en tus propias palabras lo que quieras hacer en el programa.

Paso 3:

Se desplegará un menú donde verás las opciones y herramientas más relevantes para realizar la tarea que deseas realizar en el programa. Haz clic en la herramienta que desees usar. En algunos resultados tendrás un menú desplegable donde podrás seleccionar una opción más específica.

Qué es una celda en Excel

Una celda es la intersección de una fila numerada y una columna identificada con letras, es la unidad básica de tu hoja de cálculo. Está diseñada para que puedas organizar de manera práctica y visualmente fácil, todos tus datos.

En una celda en Excel puedes escribir texto, números, fechas, puedes realizar un sin número de fórmulas de cálculo matemático, contable, estadístico; entre muchas otras funciones y referencias.

Puedes ajustar cada celda en Excel a cualquier formato de acuerdo al diseño de tu tabla y al contenido que pongas en ella.

Basta solo con que escribas sobre cada celda.

Aunque cada una es independiente, puedes agruparla con otras celdas y relacionarlas para cálculos y análisis de tus datos.

Qué es una celda activa en Excel

Una celda activa es la celda en la que estás trabajando. Puedes reconocerla porque la verás en un recuadro doble, marcado.

Para activar una celda, basta con hacer clic sobre ella.

¿Cómo identificar una celda en Excel? Dirección

Cada celda en Excel, tiene su propia ubicación. Para que puedas identificar una celda en Excel, basta con que halles su dirección.

La dirección de una celda en Excel está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila que selecciones. Puedes visualizar de manera fácil la dirección de una celda en el cuadro de nombres

Por ejemplo: A3, B7, C1, etc. O en este caso, A1

Rango de celdas en Excel

Tus celdas en Excel pueden agruparse en bloques y grupos rectangulares. A este conjunto se le llama rango de celdas.

Para que puedas seleccionar un rango de celdas, solo debes escribir en el cuadro de nombres la letra y número de tu celda inicial, poner el signo dos puntos (:) y escribir la letra y número de la celda final del grupo de datos.

Como en el ejemplo: A1:A10

También puedes simplemente seleccionar un rango de celdas en Excel con el cursor del mouse.

Esta funcionalidad de agrupación de celdas, hace posible que puedas realizar operaciones y análisis de datos. Así como también administrar el estilo y diseño de tu tabla.

Formato de celdas en Excel

Para que sea mucho más agradable trabajar con tus datos en Excel, puedes cambiar el formato de las celdas.

Una vez selecciones el rango al que quieres dar formato, selecciona en la barra de herramientas las opciones tales como Negrita – Color de fuente – Tamaño de fuente – Relleno, etc.

Usa todas las opciones que desees para que tu trabajo se vea bien presentable.
En la cinta de opciones de Excel, en la pestaña Inicio, encontrarás la opción estilo de celda.
Aquí selecciona modificar y formato para elegir el estilo y color que deseas.

¡Y listo!

También puedes dar formato a una celda en Excel, haciendo clic derecho y eligiendo la opción de Formato de celdas.

Aquí encontrarás las siguientes pestañas:

Número

En esta opción puedes usar diferentes formatos, ya sea texto o de número como por ejemplo: hora, fecha, moneda. No cambia el valor sino la manera de presentar el contenido.

Alineación

Te permite acomodar el texto alineándolo a la izquierda, al centro o a la derecha. Puedes usarlo para una celda, una fila, una columna, un rango o todo el documento.

Fuente

En esta pestaña podrás hacer cambios en el contenido de la celda. Podrás elegir diversas fuentes, seleccionar el tamaño, subrayar, poner en negrita o cursiva, así como cambiar el color, entre otras.

Borde

Podrás aplicar bordes visibles a tus celdas. Elegir su grosor, color, personalizarlo o usar los bordes predefinidos.

Recuerda que si no seleccionas borde, al imprimir no quedarán marcadas las líneas de la tabla.

Relleno

Podrás personalizar y dar color a cada celda separada del documento, al documento completo, a una fila, columna o rango de celda. Tú eliges.

Proteger

Esta opción te permitirá bloquear o desbloquear celdas individuales o rangos de celdas. Así podrás proteger información importante o confidencial, que no sea visible para otros, a menos que sean autorizados.

Con Excel no solo podrás organizar tu información, también podrás hacer que tus presentaciones sean muy profesionales, estéticas y seguras.

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